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        數字化轉型和無紙化可以實現的好處

        今天,人們比以往任何時候都認為美國企業每年消耗的紙張越來越少。盡管現在存在許多以商業數字代替紙張的機會,但美國的紙張消費量仍在繼續增加。無論如何,有許多組織轉向數字化解決方案并實現無紙化帶來的好處。

        Ethan Taub 是金融機構Goalry和Loanry的首席執行官,Taub 開始為這兩項業務開展無紙化工作。為了實施無紙化計劃,Taub 說他們決定采用交錯的方法。每個工作人員的辦公桌旁都有自己的回收箱。它們每周在星期五稱重,最輕的有現貨價格。

        “獲勝者每個月都會得到一張 100 美元的代金券,我們一直保持這種狀態,直到每個人在盒子里的重量都像沒有紙一樣,”陶布說?!斑@很有效,因為它使用了胡蘿卜的方法并激發了員工的競爭性?!?/p>

        通過走向綠色,Taub 說他重視商業對環境和能源保護的影響。此外,無紙化對他們和他們的客戶來說更好。這包括提供諸如在線收據而不是紙質的便利,從而消除了對丟失收據的擔憂。

        自從他們無紙化以來,他們沒有回頭。簡單的事情可以幫助他們保持一致,例如在每個人的計算機上激活一個彈出式提醒,說“在打印之前考慮一下,你真的需要這個的紙質副本嗎?”?效果很好,他們把傳真機和打印機從辦公室拿走了。

        來自 Illuminate Labs 數字化轉型的見解

        Illuminate Labs是一家美國補充劑制造商。Illuminate Labs 總裁 Calloway Cook 表示,他們在 2019 年實現了無紙化,這是他們成為獲得認證的共益企業的過程的一部分。他們從環境角度做出了這一決定,但它具有他們沒有預料到的效率優勢。

        庫克說,他們發現以無紙格式查找舊文件的效率比以前高得多。他們通常為此使用 Google Drive 或電子郵件。

        “我們可以通過快速的 Google Drive 搜索來回憶多年前的信息,而不必保留隨時可能丟失或被盜的文件的細致記錄,”庫克說。

        庫克承認,作為一家小企業,他們的數字化轉型顯然比大公司更容易。但是,他建議任何規模的企業都探索無紙化,以實現環境效益、成本節約和效率提升。

        英特爾部門實現無紙化

        英特爾軟件工程師兼 Techtestreport 聯合創始人 Sarah Petrova 表示,他們設定了從 2018 年左右開始在英特爾部門實施 100% 無紙化系統的目標。Petrova 指出,他們知道沒有一家公司可以用一張大紙剪掉所有紙張。吹。

        “許多文件仍然必須打印,尤其是客戶審計報告,這是我們業務的核心部分,”Petrova 說?!拔覀儍炔坑∷S的這些報告的制作過程緩慢而復雜?!?/p>

        在 Techtestreport.com 上,該團隊經營著一本專注于硬件和 IT 領域最新技術的消費者雜志。她參與了無紙化的規劃和實施過程,并深入了解了無紙化對內部業務流程的影響。

        Petrova 表示,他們希望消除依賴紙張帶來的所有低效率和額外成本。他們認為無紙化系統可以讓他們在部門內創建更高效??的業務流程。她說他們在很大程度上實現了他們的目標。Petrova 補充說,新數字系統產生的積極影響和協同效應甚至超出了他們的預期。他們將管理成本降低了 30%。其中大部分是由于以前由員工完成的軟件的大量任務自動化造成的。

        Petrova 補充說,新系統產生的積極影響和協同效應甚至超出了他們的預期。他們將管理成本降低了 30%。 

        為了幫助實現無紙化目標,他們定制了施樂的解決方案。他們現在還使用 DocuSign、Evernote、Xero.com、ccscan 和定制軟件進行內部流程。這些解決方案有助于將以前的紙質流程轉變為數字流程。

        至于實現這一目標的障礙,Petrova 表示,他們無法預料無紙化對幾乎所有行政業務流程的影響會有多大。他們必須重組許多舊流程,然后創建新的更高效的流程。

        “這花了很多時間,”她說?!叭绻覀儽仨氃僮鲆淮?,我們肯定會提前計劃無紙化將受到的影響,以便做好更好的準備?!?/p>

        選擇軟件評論遠程工作推動無紙化

        Select Software Reviews的首席執行官兼創始人 Phil Strazzulla表示,他們作為企業實現無紙化的主要原因是因為他們是一個遠程團隊。他們需要一種方法來從一個非物理位置的集中位置管理所有內容。

        “我們不能讓團隊的每個成員都持有合同等各種重要文件,因為這意味著我們必須將它們運送到我們沒有的主要辦公室,”Strazzulla 說。

        通過使所有內容盡可能無紙化,他們現在將所有內容都放在一個易于訪問的地方,供整個團隊使用。到目前為止,他們發現的最大好處是在組織方面。他們使用 Google Drive 來存儲和管理他們的大量文檔。他們可以輕松地相互分享內容,也可以與團隊外的任何人分享內容。他們不必打印任何東西或等待它通過蝸牛郵件到達。

        Strazzulla 還表示,他們注意到在項目上進行協作要容易得多。他們可以跳入文檔并作為一個小組進行編輯,而不是坐在房間里,到處亂想,等待事情發生。通常,他們會使用 Zoom 或其他通信應用程序,這樣他們就可以在編輯時進行討論。結果,他們的工作質量得到??了提高。 

        他們對無紙化的最大擔憂集中在隱私和安全上。但他們嚴格控制誰可以訪問和不可以訪問他們的文件。

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